Règlements généraux

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Version en vigueur à partir du 20 février 2013

Chapitre 1 - Définitions

Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent :

a. La corporation : FACIL, pour l'appropriation collective de l'informatique libre (FACIL).
b. La Loi : la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chapitre C-38).
c. Le Conseil : le conseil d'administration de la corporation.
d. La liste : la liste de distribution.
e. Signature électronique : (à définir par le CA).

Chapitre 2 – Dispositions générales

1. Le nom de la corporation est FACIL, pour l'appropriation collective de l'informatique libre – (FACIL).

2. Le siège social de la corporation est situé sur le territoire du Québec, à l'endroit que le Conseil peut déterminer de temps à autre.

3. Le mandat de la corporation est :

À des fins purement philanthropiques, et sans intention pécuniaire pour ses membres, FACIL se donne comme mandat de promouvoir directement ou indirectement, l'adoption, l'usage et la démocratisation de l'informatique libre et des standards ouverts sous- jacents au sein de la population du Québec et de ses diverses institutions publiques, ainsi qu'auprès des entreprises et des organismes.

Les membres de l'association croient que l'exercice des libertés fondamentales telles que décrites et promues par les différents regroupements du mouvement international du logiciel libre, dont font partie la Free Software Foundation et l'Open Source Initiative, des fondations, des entreprises et des individus de tous horizons, est bénéfique et que ses avantages sont techniques et économiques, mais surtout éthiques et politiques.

L'association est également concernée par les autres ressources libres, tels les documents libres. Ces ressources comprennent en particulier, mais non exclusivement, les spécifications de logiciels ou de protocoles d'échanges entre matériels ou logiciels, les documents d'implémentation, les manuels d'utilisation et les ressources éducatives.

Plus généralement, l'association s'efforce de promouvoir et de diffuser une « culture logicielle » reposant sur des concepts fondamentaux comme l'accessibilité des spécifications et des codes sources, la standardisation des interfaces et des représentations de données, la qualité des implémentations (portabilité, modularité, compatibilité, stabilité, robustesse, ouverture...), le développement coopératif et l'entraide mutuelle.

Les objets de FACIL sont notamment les suivants.

Inciter et favoriser :

• l'utilisation des logiciels et systèmes d'exploitation libres,
• l'implantation de ces plates-formes libres, et de logiciels d'application libres comme outil pédagogique d'apprentissage de l'informatique, ainsi que la mise en place de cycles de formation correspondants,
• l'utilisation de standards ouverts, c'est-à-dire publics et stables, et dont les spécifications sont librement accessibles.

Sensibiliser, encourager et convaincre :

• le public en général sur l'importance des logiciels et systèmes d'exploitation libres, comme choix politique de consommation,
• les organismes communautaires, les institutions publiques de tous les paliers gouvernementaux et de toutes les sphères d'activités, les entreprises et les médias, qu'inclure le logiciel libre dans leur choix et considérations technologiques s'avère avantageux.

Les membres de l'association doivent adhérer à la philosophie et aux objectifs.

Chapitre 3 - Membres

4. Membres et adhésion Toute personne physique ou morale qui adhère aux principes du mandat de FACIL et ayant payé sa cotisation annuelle. Toute association, corporation, société, organisme, groupe d'utilisateurs impliqué au sein du mouvement du logiciel libre et des standards ouverts et contribuant directement à leur promotion peut devenir membre. Le membre peut voter aux assemblées.

5. Le Conseil peut accorder le statut de membre en échange de temps investi ou de service à FACIL.

6. Perte de qualité La qualité de membre se perd par :

• la démission,
• l'exclusion,
• le non-paiement de toute cotisation annuelle.

7. Démission Un membre peut démissionner en donnant un avis écrit à la ou au secrétaire. La démission entre en vigueur à compter de la réception de l'avis par le Conseil.

8. Suspension ou exclusion Le Conseil peut, par résolution, suspendre pour une période déterminée et n'excédant pas un an un membre dont il juge les activités nuisibles aux intérêts ou aux objectifs de FACIL. L'exclusion dudit membre ou la levée de la suspension seront alors décidées par l'assemblée générale suivant la suspension. Le point de la suspension sera ajouté au début de l'ordre du jour de l'assemblée suivant cette dernière. Avant de suspendre un membre, le Conseil l'informe des griefs qui lui sont reprochés et lui donne l'occasion d'y répondre par écrit ou, verbalement, lors de l'assemblée générale où la suspension ou l'exclusion fera l'objet de délibérations.

9. Adresse Chaque membre doit fournir à FACIL une adresse électronique valide où doivent lui être envoyé tous les avis et documents qui lui sont destinés. Si le membre a fait défaut de fournir une telle adresse, le secrétaire peut inscrire ou faire inscrire aux registres telle adresse qui pourrait être considérée comme celle où il est le plus probable que les documents parviendront au membre.

10. Cotisation Le Conseil d'administration fixe le montant de la cotisation annuelle de même que le moment, le lieu, la manière et la modalité d'en offrir le paiement. La cotisation n'est pas remboursable.

Chapitre 4 - Assemblée générale

11. Composition L'assemblée générale est composée de tous les membres en règle de la corporation ou de leurs délégués. Un membre peut participer par procuration écrite.

12. Droit de parole Tous les membres en règle de la corporation ont droit de parole lors des assemblées générales. Un membre qui est suspendu n'a droit de parole que sur le point concernant sa suspension ou exclusion.

13. Droit de vote Tous les membres en règle de la corporation ont droit de vote. Il y a un vote par membre. Un membre (personne morale ou physique) peut déléguer son droit de vote à une personne tierce pour une assemblée par procuration. Une personne (membre ou non-membre) tierce ne peut avoir plus que 3 procurations. Le Conseil peut, de temps à autre, adopter des règlements pour régir les procurations.

14. Assemblée générale régulière L'assemblée se réunit au moins une fois l'an dans les quatre (4) mois suivant la fin de l'année financière de la corporation, à l'endroit, à la date et à l'heure déterminés par le conseil.

15. Convocation de l'assemblée générale

a. La date, l'heure et l'endroit de l'assemblée sont fixés par le Conseil.

b. L'avis de convocation est donné par écrit à chaque membre au moins quinze (15) jours avant la tenue de l'assemblée; l'envoi de l'avis par courriel dans ce délai est suffisant. Nonobstant toute disposition ou stipulation contraire, il n'est réputé donné qu'à compter du moment où il est susceptible d'être distribué. Aucune autre publication n'est requise.

c. L'avis est donné par le secrétaire. Il peut aussi l'être par le président ou par toute personne désignée par le Conseil.

d. L'avis de convocation de toute assemblée doit faire mention de tout règlement de FACIL susceptible d'être adopté ou modifié à l'assemblée et inclure le texte proposé. Si des élections doivent avoir lieu, il indique les postes à pourvoir.

e. À défaut de raison valable, tout document devant être étudié à l'assemblée est envoyé aux membres en même temps que l'avis de convocation.

16. Attributions L'assemblée générale a le pouvoir et le droit :

a. d'amender la charte de la corporation;

b. de ratifier tout règlement de la corporation;

c. d'élire ou de destituer les administrateurs;

d. de prendre connaissance des rapports financiers;

e. de recevoir les rapports d'activités de l'année précédente et d'en faire l'évaluation, de délibérer sur ces rapports et sur les propositions présentées par le conseil ou tout comité, de décider de leur adoption ou de leur rejet;

f. de prendre connaissance du plan d'action annuel par le conseil;

g. de nommer le vérificateur de la corporation.

17. Quorum La présence de 11 membres ou de 20 % des membres, ayant droit de vote, le plus petit des deux, constitue un quorum suffisant pour toute assemblée générale des membres.

18. Procédures La présidente ou le président de FACIL préside l'assemblée. La ou le secrétaire de FACIL en consigne les délibérations, à moins que ces personnes soient absentes ou refusent d'agir, ou à moins que l'assemblée adopte une résolution visant à remplacer l'une ou l'autre, auxquels cas l'assemblée pourvoit dès son ouverture à l'élection d'une présidente ou d'un président et/ou d'une ou un secrétaire d'assemblée. Les règles de procédure adoptées de temps à autre par les membres régissent les délibérations de l'assemblée, sous réserve de dispositions contraires dans les Règlements de FACIL; en cas de lacune de ces règles, la présidente ou le président dirige les délibérations conformément aux règles démocratiques généralement observées dans les assemblées délibérantes. Sauf stipulation contraire de la loi, les décisions sont prises à la majorité des membres présents; en cas d'égalité des voix, la présidente ou le président de l'assemblée a voix prépondérante. Toutefois, en cas d'égalité à l'occasion d'une élection, on effectue un second tour à la seule fin de départager les candidats qui ont obtenu le même nombre de voix.

19. Assemblée générale spéciale Il peut y avoir assemblée générale spéciale à la demande écrite adressée au conseil d'au moins 20% des membres, ayant droit de vote, ou à la suite d'une résolution du conseil. L'assemblée générale ne pourra alors décider que des questions mentionnées dans l'avis de convocation. La corporation est tenue de fournir un mécanisme permettant aux membres de communiquer avec les autres membres. Le conseil en fixera les modalités. Si le Conseil, la ou le président ou la ou le secrétaire ne convoque pas une telle assemblée dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception de la requête, les requérants peuvent convoquer eux-mêmes l'assemblée. Dans tous les cas, elle est convoquée par un avis écrit envoyé à tous les membres au moins dix (10) jours avant la tenue de l'assemblée. L'avis indique le moment et le lieu de l'assemblée et fait état de l'ordre du jour; y est jointe toute proposition de modification aux statuts ou aux lettres patentes de FACIL qui fera l'objet des délibérations.

Chapitre 5 - Conseil d'administration

20. Composition du conseil d'administration Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil composé de treize (13) personnes élues par et parmi les membres. Les administratrices et les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération attribuable à leur fonction. Les dépenses encourues dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions peuvent leur être remboursées si elles ont fait l'objet d'une autorisation préalable et spécifique de la part du Conseil ou si elles le sont conformément à une politique de remboursement qu'il a adoptée.

21. Durée des mandats Les administratrices et les administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans, qui expire à la fin de la deuxième années de l'assemblée annuelle suivant leur élection. Les renouvellements sont fait en alternance à raison de six (6) administrateurs les années paires et sept (7) administrateurs les années impaires.

22. Perte de la fonction et vacances Une administratrice ou un administrateur demeure en fonction jusqu'à sa réélection, son remplacement ou sa destitution, à moins qu'elle ou il ne cesse d'être membre de FACIL, ce qui est réputée constituer une démission. Elle ou il peut par ailleurs démissionner en tout temps en donnant au Conseil un avis écrit à cet effet, et la démission entre en vigueur à la fin de la première assemblée du Conseil suivant son dépôt. Trois (3) absences consécutives de la part d'une administratrice ou d'un administrateur sont réputées constituer une démission. L'exclusion dudit membre est laissé à la discrétion du CA. S'il survient des vacances au Conseil, les administrateurs restants peuvent continuer à agir et peuvent également y pourvoir s'ils constituent encore le quorum, en ce dernier cas en nommant aux places vacantes des personnes éligibles. Un administrateur dont la fonction est devenue vacante peut être remplacé par voie d'une résolution du conseil d'administration et le remplaçant demeure en fonction pour la durée non expirée du mandat de son prédécesseur. Le président de l'assemblée peut, avec le consentement de la majorité des administrateurs présents, ajourner de temps à autre toute assemblée du conseil d'administration jusqu'à une date ultérieure en un lieu déterminé sans qu'il soit nécessaire d'en donner avis aux administrateurs. Toute continuation de l'assemblée peut variablement avoir lieu si elle est tenue selon les modalités prévues à l'ajournement et s'il y a quorum. Les administrateurs constituant le quorum à l'assemblée initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum à la continuation de l'assemblée. S'il n'y a pas un quorum à la continuation de l'assemblée, l'assemblée initiale sera réputée terminée immédiatement après son ajournement.

23. Nombre de réunions minimums Le Conseil se réunit au moins cinq (5) fois l'an. Le Conseil peut de temps à autre fixer par résolution les modalités de convocation et de tenue de ses assemblées.

À défaut de telle résolution,

a. Le Conseil se réunit au moins tous les six (6) mois, et aussi souvent que l'exigent les intérêts de FACIL, sur convocation de la présidente ou du président, du ou de la secrétaire ou de deux administrateurs, à l'endroit précisé par l'avis de convocation ou déterminé lors d'un ajournement.

b. L'avis de convocation d'une assemblée du Conseil est donné par écrit et peut normalement l'être par avis envoyé par courriel, au moins cinq (5) jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion. En cas d'urgence, l'avis peut être donné oralement, et doit l'être au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue de l'assemblée. Le Conseil peut par règlement modifier les modalités de convocation de ses réunions.

c. Toute administratrice ou tout administrateur peut renoncer par écrit à l'avis de convocation d'une assemblée du Conseil. Sa seule présence à cette assemblée équivaut à une renonciation, sauf si elle ou il y assiste spécialement pour s'opposer à sa tenue en invoquant l'irrégularité de la convocation.

d. Les administrateurs peuvent, si tous sont d'accord, participer à une réunion du Conseil par tout moyen leur permettant de communiquer entre eux oralement.

e. Les résolutions écrites signées par toutes les administratrices et tous les administrateurs ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d'une assemblée du Conseil.

Quorum La majorité simple ( 50% plus un ) des membres en fonction du Conseil en constitue le quorum. Les décisions du Conseil se prennent à la majorité simple des voix. En cas d’égalité, la présidente ou le président de FACIL a droit à un vote prépondérant.

24. Conflits d'intérêts L'administratrice ou administrateur ne peut confondre les biens de FACIL avec les siens, ni utiliser à son profit ou à celui d'un tiers ces biens ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu'il n'y soit autorisé par FACIL. L'administratrice ou administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations à titre d'administrateur. Toute administratrice ou tout administrateur qui est intéressé, directement ou indirectement, dans un contrat, un projet de contrat, un don ou une autre affaire concernant FACIL est tenu de divulguer son intérêt immédiatement ainsi que lors de l'assemblée du Conseil où cette affaire est examinée pour la première fois ou dès la première assemblée suivant le moment où elle ou il devient intéressé(e), et cette dénonciation est consignée au procès- verbal. L'administratrice ou administrateur intéressé ne peut pas voter à l'égard de la question dans laquelle elle ou il a un intérêt, sauf dans la mesure permise par la loi.

Elle ou il peut être prié par le Conseil de se retirer des délibérations après avoir exposé son point de vue. Le présent alinéa ne s'applique pas à une élection à un comité. Les administratrices et administrateurs ne peuvent être tenus à aucun mandat dans l'exercice de leur charge et ne peuvent en aucun cas agir dans le seul intérêt d'un membre donné ou d'une autre personne; ils doivent en tout temps et à tous égards agir dans le meilleur intérêt de FACIL

25. Attributions Le conseil administre les affaires de la corporation et il en exerce les pouvoirs; il peut notamment exercer tous les pouvoirs énumérés à l'article 77 de la Loi. Le conseil peut former tout comité, déterminer ses attributions nommer ses membres, et les destituer.

a. peut également emprunter de l'argent au nom de la Corporation;

b. peut émettre des obligations ou d'autres valeurs, les engager et les vendre au prix jugé opportun;

c. peut hypothéquer les immeubles et les meubles ou autrement frapper d'une charge quelconque les biens de la corporation;

d. nomme les dirigeantes et les dirigeants de la Corporation;

e. peut déléguer l'exercice de ses pouvoirs aux dirigeantes ou dirigeants de la Corporation, dans la mesure établie à l'occasion d'une telle délégation.

Chapitre 6 - Dirigeants

26. Nomination des dirigeants Le Conseil élit de temps à autre, parmi les administratrices et administrateurs, une présidente ou un président, une vice-présidente ou un vice-président, une ou un secrétaire ainsi qu'une trésorière ou un trésorier. Il peut également les démettre en tout temps.

27. Président La présidente ou le président de FACIL en est la première personne qui le dirige. Elle ou il détient cette autorité du Conseil et l'exerce sous son contrôle.

À ce titre,

a. Elle ou il est le porte-parole officiel de FACIL, à moins que le Conseil n'en désigne généralement ou spécialement une autre personne;

b. Elle ou il préside les assemblées générales et les assemblées du Conseil, à moins d'une absence ou qu'une autre personne y soit désignée pour présider l'assemblée, et y a un droit de vote prépondérant;

c. Elle ou il est membre d'office de tous les comités et commissions formés par le Conseil,

et

d. Elle ou il voit à la réalisation des objectifs de FACIL et s'assure de l'exécution des décisions du Conseil.

28. Vice-président La vice-présidente ou le vice-président se substitue à la présidente ou au président lorsque cette dernière personne ne peut s'acquitter de ses fonctions ou s'y refuse ou si le conseil l'en requiert.

29. Secrétaire La ou le secrétaire de FACIL assure le secrétariat de l'assemblée générale et des assemblées du Conseil. Elle ou il peut déléguer ces tâches à toute personne. Les registres, les règlements et les procès-verbaux sont sous sa garde et conservés en tout temps au siège social de FACIL, et elle ou il en fournit les extraits requis.

30. Création de postes Par règlement, le Conseil peut jumeler certains des postes de dirigeant et peut créer d'autres postes de dirigeant et en déterminer les attributions.

31. Élection des dirigeants Les dirigeants sont élus par le Conseil lors de la première réunion suivant l'assemblée annuelle. Cette première réunion du Conseil peut être tenue sans avis au cours de l'assemblée ou immédiatement après, pourvu qu'il y ait quorum. Elles et ils peuvent être remplacés ou révoqués en tout temps par le Conseil. Elles et ils exercent leurs fonctions au plus tard jusqu'à la fin de l'assemblée annuelle suivant leur élection, même s'ils n'ont pas été remplacés ou révoqués. Elles et ils peuvent démissionner de leur charge en donnant un avis écrit à cet effet, et la démission entre en vigueur dès que l'avis est donné. La perte de la qualité d'administrateur entraîne la déchéance de leur charge.

Chapitre 7 - Dispositions diverses

32. Exercice financier L'exercice financier de FACIL débute le premier avril et se termine le trente-et-un mars.

33. Dissolution et liquidation Dans le cas de dissolution ou de liquidation de la corporation, les personnes lui ayant prêté des biens reprennent possession de ces derniers. Tous les autres biens restant après le paiement des dettes et respect des obligations seront distribués à un ou plusieurs organismes du Québec, poursuivant des buts semblables à ceux de la corporation selon la décision d'une assemblée générale des membres dûment convoqués à cet effet.

34. Modifications aux règlements Les Règlements et les lettres patentes peuvent être modifiés si les membres y consentent à la majorité des deux tiers de tous ceux qui sont présents à l'assemblée des membres où le Conseil requiert la ratification d'une telle modification.

35. Langues des règlements Les Règlements constituent un contrat entre FACIL et chacun de ses membres et entre ces derniers, et tous sont réputés en avoir pris connaissance. Le FACIL peut à la convenance de ses membres fournir les règlements en d'autres langues, la version française étant prépondérante en cas de conflit d'interprétation.

36. Abrogé

Annexe aux règlements généraux

Historique des modifications, ajouts et abrogations

25 avril 2009 :

Modification à l'assemblée générale annuelle du 25 avril 2009
Avant modification
Chapitre 5 Conseil d'administration
20. Composition du conseil d'administration
Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil composé de sept (7) personnes élues par et parmi les membres. [...]
Après modification
Chapitre 5 Conseil d'administration
20. Composition du conseil d'administration Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil composé de treize (13) personnes élues par et parmi les membres. [...]

8 mai 2010 :

Modification à l'assemblée générale annuelle du 8 mai 2011.
Avant modification
Chapitre 5 Conseil d'administration
21. Durée des mandats Les administratrices et les administrateurs sont élus pour un mandat de (1) an, qui expire à la fin de la première assemblée annuelle suivant leur élection.
Après modification
21. Durée des mandats Les administratrices et les administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans, qui expire à la fin de la deuxième années de l'assemblée annuelle suivant leur élection. Les renouvellements sont fait en alternance à raison de six (6) administrateurs les années paires et sept (7) administrateurs les années impaires.

20 février 2013 :

Modification à la réunion du conseil d'administration 20 février 2013.
Avant modification
23. Nombre de réunions minimums
Quorum Sept (7) membres du Conseil en constituent le quorum. Les décisions du Conseil se prennent à la majorité des voix. En cas d'égalité, la présidente ou le président de FACIL a droit à un vote prépondérant.
Après modification
23. Nombre de réunions minimums
Quorum La majorité simple ( 50% plus un ) des membres en fonction du Conseil en constitue le quorum. Les décisions du Conseil se prennent à la majorité simple des voix. En cas d’égalité, la présidente ou le président de FACIL a droit à un vote prépondérant.